Persoonsgegevens die wij verwerken

ECIA B.V. verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Telefoonnummer
• Organisatie/ bedrijf waar u voor werkt
• IP-adres (indien van toepassing bij websitebezoek)
• Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt, bijvoorbeeld door een formulier op de website in te vullen, in correspondentie en telefonisch

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@ecia.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

ECIA B.V. verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder
• U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
• U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
• Het opstellen en uitvoeren van offertes, overeenkomsten en facturen
• Het uitvoeren van specialistisch vloeronderhoud op locatie
• Het afhandelen van uw betaling
• U de mogelijkheid te bieden een account aan te maken (indien van toepassing)
• Het verbeteren van onze website en dienstverlening op basis van gebruikersgedrag
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale bewaarplicht

Geautomatiseerde besluitvorming

ECIA B.V. neemt op basis van geautomatiseerde verwerkingen geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van ECIA B.V.) tussen zit. ECIA B.V. gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen:

• Mailchimp, wordt gebruikt om u te e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren, hier worden beperkte persoonsgegevens opgeslagen (naam, e-mailadres)
• WordPress, wordt gebruikt als CMS voor onze website, hier worden geen directe persoonsgegevens opgeslagen
• Google Analytics, wordt gebruikt om algemene gegevens over bezoek aan onze site te genereren, hier worden geen directe persoonsgegevens opgeslagen.
• Snelstart, voor het verwerken van financiele gegevens, facturatie en klantbeheer; hierin worden klantgegevens, zoals NAW-gegevens, e-mailadressen en factuurinformatie verwerkt.
• Microsoft 365 (Outlook/Office), voor e-mail, documentenbeheer en interne communicatie, waarin ook persoonsgegevens kunnen worden opgeslagen.
• AI-tools zoals Microsoft Copilot of ChatGPT, worden incidenteel gebruikt ter ondersteuning van interne processen, zoals het opstellen van teksten of analyseren van data. Hierbij wordt zorgvuldig omgegaan met eventuele persoonsgegevens. Deze tools worden alleen gebruikt binnen de beveiligde omgeving van ECIA B.V. en uitsluitend voor zakelijke doeleinden.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

ECIA B.V. bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

Gegevenstype
Naam, e-mailadres, telefoonnummer
Bewaartermijn
5 jaar na laatste contact
Reden
Om u te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is voor onze dienstverlening

Gegevenstype
Offertes, facturen, betaalgegevens
Bewaartermijn
7 jaar (wettelijke bewaartermijn)
Reden
Fiscale bewaarplicht volgens de Belastingdienst

Gegevenstype
Klantdossiers / opdrachtgegevens
Bewaartermijn
5 jaar na afloop van de samenwerking
Reden
Voor mogelijke vervolgopdrachten of garantievragen

Gegevenstype
Nieuwsbriefinschrijvingen
Bewaartermijn
Tot uitschrijving
Reden
Zolang u bent ingeschreven voor de nieuwsbrief

Gegevenstype
Correspondentie via e-mail
Bewaartermijn
Maximaal 5 jaar
Reden
Voor dossiervorming en opvolging van klantvragen

Gegevenstype
Websiteformulieren
Bewaartermijn
1 jaar
Reden
Voor opvolging van contactverzoeken en analyse

Delen van persoonsgegevens met derden

ECIA B.V. verkoopt uw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. ECIA B.V.blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

ECIA B.V. gebruikt alleen technische, functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt u afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ECIA B.V. en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@ecia.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

ECIA B.V. wilt u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

ECIA B.V. neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u het idee hebt dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via info@ecia.nl.